En route pour Chill, le logiciel pour travailleurs sociaux

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Il y a quelques semaines, Champs-Libres lançait un questionnaire pour identifier les besoins des travailleurs sociaux. Les réponses aux questions, mais également les rencontres avec les différents partenaires, ont permis de dégager les besoins prioritaires.

Nous vous présentons les grands principes de ce futur logiciel, même si les rencontres prochaines nous permettront encore de préciser et faire évoluer certains points.

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S'adapter aux besoins des équipes

C'est le premier constat de toutes nos rencontres et du dépouillement du questionnaire : les processus sont globalement semblables, mais comportent également des différences que le logiciel devra intégrer.

Par exemple, un grand nombre d'association voudrait pouvoir enregistrer des informations liées à une personne (son nom, son âge, etc.), mais la nature de ces informations peut varier : certains voudront retenir les derniers diplômes obtenus, d'autres les coordonnées de leur propriétaire, etc.

Autre type de variations : des institutions auront besoin d'une partie des fonctionnalités imaginées, mais pas de l'ensemble.

Chill s'adaptera donc à ces besoins.

D'une part, chaque association pourra définir les données qu'elle veut enregistrer : besoin d'un champ "permis de conduire" ? "Médecin traitant" ? Il suffira de le définir et il sera proposé pour toutes les personnes existantes.

D'autre part nous avons imaginé une architecture au logiciel qui permettra de choisir les fonctionnalités que l'institution veut utiliser. Le logiciel sera découpé en "modules" et chaque association pourra choisir les modules qu'il voudra installer. De cette manière, Chill restera plus ergonomique en se concentrant sur vos besoins.

Des modules extensibles

Il sera possible de programmer un grand nombre de modules. D'ici à décembre, Champs-Libres proposera les modules qui sont les plus récurrents. Ainsi, nous développerons en priorité :

  • un module "Personne" qui enregistrera toutes les données liées à la personne ;
  • un module "Activités" qui permettra de garder une trace de toutes les activités liées à une personne (rendez-vous, appels téléphoniques, etc.).
  • un module "Documents" pour stocker des documents électroniques (PDF, scans, etc);
  • un module "Notes" pour enregistrer des courtes notes sur une personne

Chacun d'eux offrira des fonctionnalités d'export qui permettront de compléter rapidement les différents rapports d'activités.

D'abord, des personnes !

La première brique de Chill permettra d'encoder les principales caractéristiques des personnes suivies (nom, âge, coordonnées de contact, etc.).

Chaque association pourra ajouter des champs d'informations qui l'intéressent et qui n'auraient pas été prévues par les développeurs.

Une fois les personnes enregistrées, il faudra pouvoir les retrouver ! Chill s'adaptera à toutes les orthographes : si vous cherchez un 'Johan', le module vous proposera aussi les 'Johanne', 'Joan' et autres déclinaisons du nom.

Vous encodez un nouvel arrivant ? Le logiciel vous suggérera des homonymes avant que vous n'ayez renseigné toutes les caractéristiques : peut-être que votre "nouveau" s'y cache déjà ; vous gagnerez du temps.

Garder une trace des activités

Les travailleurs sociaux pourront enregistrer toutes les activités liées à une personne. Par exemple : encoder un rendez-vous, avec une note sur le contenue de celui-ci. Il pourra ajouter également plusieurs descripteurs standardisés, comme par exemple "contact avec un service juridique", "problème de logement", "entretien de première rencontre", etc.

Deux objectifs pour ce module :

  • permettre de générer des statistiques, utiles pour les pouvoirs subsidiants, les rapports d'activités, ou pour suivre la récurrence d'une problématique ;
  • mais également permettre aux assistants sociaux de retrouver facilement des activités avec la personne rencontrée : besoin de connaitre la dernière fois que vous avez contacté un service juridique ? Une recherche dans le module le permettra directement !

Des notes & des documents

Accompagner des personnes, c'est également récolter une série d'informations sur elles. Les notes sont là pour ça : elles vous permettront de garder des traces de discussions, de faits, d'idées, ...

Chill permettra également de stocker des documents de manière sécurisée. Le but ?

  • permettre d'avoir en permanence, sous la main, les documents qui ont été échangés avec les personnes, sans encombrer les locaux d'archives ;
  • retrouver de manière automatique certains types de documents. Besoin de collecter les diplômes de vos bénéficiaires pour votre dossier de subvention ? Chill automatisera tout ça, et les fouilles dans les archives ne seront plus que de l'histoire ancienne.

Une gestion fine des accès

Chill sera très attentif à la sécurité. Un de ces impacts est que chaque équipe pourra décider de manière très fine les informations auquel chacun de ses membres a accès.

Concrètement, les utilisateurs pourront être répartis en équipes : par exemple : l'équipe "psy", l'équipe "assistant sociaux", l'équipe "administratif", etc. Chaque équipe pourra créer certaines ressources et avoir accès à d'autres.

Exemple :

  • l'équipe psy pourra créer des "notes psy" que seule l'équipe psy pourra lire ;
  • l'équipe assistants sociaux pourra créer des "notes assistants sociaux" qui pourront être lues par les membres de l'équipe psy, mais pas par les administratifs ;
  • etc.

Chaque institution pourra paramétrer ces règles, en fonction de son organisation. Il sera également possible que tous les utilisateurs aient accès à toutes les informations.

Bien évidemment, la connexion au logiciel sera également sécurisé. Le sujet occupe tant d'importance que nous y consacrerons un futur billet.

Et la suite ?

Vous pouvez suivre le développement de Chill sur notre forge. Ces outils sont plutôt destinés aux développeurs mais le débat y est ouvert. Nous avons l'intention d'ouvrir un forum qui permettra de participer aux non-initiés d'échanger de manière électronique sur le sujet.

Si vous souhaitez nous rencontrez, n'hésitez pas à nous écrire à info@champs-libres.coop.

Dans les prochaines semaines, nous publierons des billets spécifiques aux fonctionnalités, ainsi qu'une version démo.

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